2004 – Das Jahr der Zusammenarbeit
Diese Woche war bei uns Altpapiersammlung. Ich war wie immer erstaunt, wieviel Papier sich innert zwei Wochen in den Haushaltungen und vor allem in den Büros ansammelt. Trotz Computerablage, Email und Internet scheint also vielerorts noch der Hang zum Papier vorhanden zu sein. Weshalb? Steckt im Papier so viel mehr Überzeugungskraft als auf einer Bildschirmoberfläche? Ist das Papier, weil man es festhalten kann, etwas grundsätzlich Vertrauenswürdigeres als elektronische Bits und Bytes? Oder ist es reine Gewohnheitssache?
Es gibt manche Situationen, wo man vinicht nur von einem papierlosen Büro träumt, sondern darauf angewiesen ist, nur auf der Basis von elektronischen Daten zusammenzuarbeiten. Dies ist z.B. bei vernetzten Firmen mit mehreren Standorten der Fall oder dies kommt bei flexiblen Mitarbeitern zum Tragen. Letzten Herbst habe ich für ein derartiges Managementzentrum, das von drei Standorten aus gleichzeitig agiert und zudem mehreren „Heimarbeitern“ den Zugang zu Firmendaten gewähren muss, eine Organisationsentwicklung durchgeführt.
Eine Konsequenz dieser Organisationsentwicklung lag darin, technische Möglichkeiten für die Online-Zusammenarbeit zu evaluieren. Nun sind wir bereits soweit, dass wir nicht nur ein System gewählt haben, es beginnt sich auch zu bewähren. Mittels einer plattformunabhängigen Groupware können alle Mitarbeiter ihre lokalen Daten mit einem Server synchronisieren. Dies funktioniert sehr einfach direkt über Microsoft Outlook, über einen Webclient oder über ein Linux-Email-Programm. In Outlook werden die Ordner per Tastendruck abgeglichen. So hat man gemeinsame Daten wie Kontakte, Termine oder Aufgaben, usw. zur Verfügung. Man hat aber auch die bekannten persönlichen Ordner, welche auf dem Server für weitere Mitbenutzer gespiegelt sind. So kann man einerseits Einsicht in gemeinsame Arbeitsprozesse haben, aber auch nachprüfen, was bei anderen Mitarbeitern passiert. In einer übersichtlichen Rechteverwaltung kann man dafür natürlich individuelle Zugriffsrechte festlegen.
Groupware funktioniert bereits seit einiger Zeit direkt über Webseiten. Eine interessante Online-Gemeinschaft kann ich z.B. empfehlen unter http://www.mayeticvillage.com/ . Dort kann sogar eine beschränkte Datenbank gratis betrieben werden. Ebenfalls unter http://www.mac.com/ findet man ein wegweisendes Produkt. Nur muss bei klassischen Online-Lösungen die Bedienung immer wieder neu gelernt werden und man klickt generell zu häufig, bis man bei den gewünschten Daten ist.
Bestehende Groupware-Lösungen wie z.B. der Microsoft-Exchange-Server ist weniger empfehlenswert, weil sie erstens sehr teuer und zweitens mit einigen Sicherheitslücken behaftet ist. Erst letztes Jahr begannen findige Tüftler auf Linux-Basis Server zu programmieren, welche Daten mit Outlook synchronisieren können. Darunter fallen etwa Kroupware, Bynari und neu auch ein Suse-Server. Kroupware unter http://www.kroupware.org/ ist frei verfügbar. Allerdings muss für die Installation ein grosser Zeitaufwand eingerechnet werden. Xchange Network unter http://www.xcnetwork.com/ ist dagegen äusserst einfach zu installieren. Allerdings kostet die Lösung eher zuviel und bietet nicht viele Konfigurationsmöglichkeiten. Bynari unter http://bynari.dbtec.de/ ist meines Erachtens die ausgereifteste Lösung, welche eben auch für das UNESCO Weltnaturerbe gewählt wurde.
Es ist einiges im Gange in Sachen Zusammenarbeit, so dass ich froh bin, für dieses Jahr diesem Thema den Schwerpunkt widmen zu können.
Zukunftswerkstätte bei ER-Systems
Zusammenarbeit ist nicht nur eine Frage der richtigen Technik, sondern vor allem eine Frage der Beziehungen und der Organisation. Um die Zusammenarbeit richtig aufzugleisen, sei dies jetzt papierbezogen oder auf elektronischer Basis, empfiehlt sich ein moderierter Austausch in der Gruppe. Die Firma ER-Systems, eine kleine, jedoch vielverspechende Entwicklerfirma in Le Landeron, hat sich vor dem Jahreswechsel einen ausgedehnteren gemeinsamen Blick in die Zukunft gewünscht. Dank meiner Erfahrung mit Gruppenprozessen und meinem Informatikwissen durfte ich den gemeinsamen Zukunftsausblick von ER-Systems moderieren.
In einer Retraite auf den Magglingerberg wurde versucht, mit der Methode der Zukunftswerkstätte zuerst die Schwierigkeiten der Firma auszuleuchten, neue Visionen zu finden und auszuformulieren, und schliesslich konkrete Massnahmen für die zukünftige Firmenstrategie zu beschliessen. Über dem Nebelmeer konnte die symbolische Aussicht auf eine sonnige Zukunft nicht besser sein.
Die Teilnehmer der Zukunftswerkstätte waren verblüfft, wie schnell man in der gemeinsamen Kritikphase auf wesentliche Schwachstellen gelangen kann, ohne jemanden zu verletzen. Bei den Visionen hat sich gezeigt, dass auch technisch versierte Menschen fantasievolle Träume in sich bergen und zu äussern wissen. Dies hat insbesondere mich beeindruckt, weil für eine tolle Eigendynamik eher zuwenig Teilnehmer anwesend waren. Auch hatten mich als deutschsprachigen allfällige Mentalitätsunterschiede mit den französischsprachigen Teilnehmer im Vorfeld eher skeptisch gestimmt. Die gefundenen konkreten Massnahmen betrafen einerseits das Marketing, andererseits die innerbetriebliche Kommunikation. Zusammenarbeit nach innen und aussen ist extrem wichtig für das Überleben einer Firma im heutigen schwierigen wirtschaftlichen Umfeld. Dass die „Daniel Düsentrieb“-Firma aus Le Landeron sich diesbezüglich mausert, verspricht ihr aus meiner Sicht eine erfolgreiche Zukunft.
Online-Diskussionsplattform für das UNESCO Weltnaturerbe Jungfrau-Aletsch-Bietschhorn
Eine interessante Zusammenarbeitsgeschichte findet diesen Frühling beim UNESCO Weltnaturerbe statt. Es geht darum, die Ziele für das Schutzgebiet „Jungfrau-Aletsch-Bietschhorn“ mit den Betroffenen in einem demokratischen Verfahren festzulegen. Dafür finden zwei parallele Veranstaltungsreihen im Wallis und im Berner Oberland statt. In diesen Foren treffen sich die Menschen aus der Region mehrere Male zu einem Austausch.
Zwischen den Forenveranstaltungen geht es darum, eine gemeinsame Synthese der beiden Reihen zu finden. Dafür werden die Resultate aus den Foren im Internet veröffentlicht und mit einer Online-Diskussionsplattform auch einem breiteren Publikum zur Diskussion vorgelegt. Die Resultate aus der virtuellen Diskussion sollen wiederum in die beiden Forenprozesse fliessen. Auf diese Weise übernimmt die Online-Diskussionsplattform eine Rolle als Vermittler zwischen Wallis und Bern und zwischen den Forenteilnehmern und einer breiteren Öffentlichkeit. Auf das Resultat einer derart verknüpften Plattform dürfen wir gespannt sein.
Bei der Entscheidung, welche Art von Plattform für das oben genannte Vorgehen gewählt werden sollte, spielte mit, wie einfach eine solche zu bedienen ist, dass Äusserungen anonym und sicher vor fremden Zugriffen gemacht werden können und dass eine einfache Bewertung der Beiträge online möglich ist. Leider hat eine Evaluation der bestehenden Internetforen keine wirklich geeignete Software ergeben, so dass die Online-Plattform auf der Basis von «pragmas.interact» in Eigenregie programmiert wurde.
Bei der Diskussionsplattform kann man ohne Passwort als eigenständiger Benutzer teilnehmen. Einzige Voraussetzung ist, dass man seine Email-Adresse zur Anmeldung verwendet. Man kann neue Beiträge aus bestimmten Diskussionsthemen abonnieren. D.h., man erhält jedes Mal, wenn ein neuer Beitrag im bestimmten Diskussionsthema geschrieben wird, per Email einen Hinweis zugesandt. Ebenso kann man die Antworten auf einen eigenen Beitrag „abonnieren“. Die Abonnemente lassen sich in einer einfachen Benutzerverwaltung bestimmen.
Schliesslich verfügt die Diskussionsplattform über verschiedene Ansichten. Einmal die chronologische, welche aufzeigt, wer wann auf wen einen Beitrag geschrieben hat. Dann die Bewertungslisten, wo man alle Beiträge nach der Anzahl Webaufrufen quantitativ sortieren kann, und die, wo man alle Beiträge nach dem durchschnittlich zugewiesenen Wert qualitativ sortieren kann. Allen registrierten Benutzern ist es möglich, jeden Beitrag einmal auf einer Wertskale von sehr gut bis sehr schlecht zu beurteilen.